CREANDO CARTAS COMERCIALES

CARTA COMERCIAL CON COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

De la misma manera que empezabamos para la creción de etiquetas podemos empezar a crear una carta comercial que irá destinada a todos nuestros clientes, proveedores, etc.

Si vemos que no está activa la barra de la herramienta de combinación de correspondencia, debemos activarla de la siguiente manera.

Luego que aparezca la siguiente barra:

Hacemos clic en el boton de configuración de documento principal y nos aparece la siguiente ventana y elegimos la opción carta.

Luego escribimos la carta comercial que irá destinada a nuestros clientes con el formato visto en la teoría, teniendo en cuenta que cuando vamos a poner el destinatario debemos hacer lo siguiente:


Abrir el origen de datos y nos aparece el siguiente cuadro de diálogo

Debemos elegir la unidad (disco) y la carpeta donde hemos guardado el listado de nuestros clientes (casi siempre lo hacemos en la planilla de cálculo Excel).

Una vez elegida la planilla y la hoja correspondiente, insertamos los campos correspondientes de nuestros clientes que deseamos que aparezcan en nuestra carta haciendo click en el siguiente ícono para ver los datos de nuestros clientes debemos hacer click en el siguiente ícono

Escribimos el cuerpo de la carta, el saludo y la firma.

Una vez terminada y corregida la carta elegimos imprimir la combinación o combinar en un documento nuevo .

Saludos a Todos

Prof. Roberto Gómez

TABLAS

INSERTAR TABLA

En ocasiones interesa estructurar la información de la página. Una forma interesante de ordenar la información en una página es la utilización de tablas. Las tablas son muy útiles para organizar los elementos y son fáciles de manejar.

La creación de una tabla puede realizarse pulsando sobre el botón Insertar tabla de la Barra Estándar.

Al pulsar aparece una cuadrícula por la que podemos movernos. Cuando tengamos seleccionado el número adecuado de filas y columnas pulsamos el botón y se genera la tabla.

Una vez creada la tabla podemos fácilmente modificarla para adaptarla a nuestras necesidades.
Las dimensiones de las celdas las cambiamos pulsando sobre la línea divisoria y manteniendo pulsado el botón nos movemos.

Para mover toda la Tabla pulsamos sobre el recuadro con una cruz que aparece en la esquina superior izquierda y manteniendo pulsado el ratón nos movemos. Aparece una cruz en la punta de la flecha del cursor.

La modificación de las celdas puede realizarse empleando el menú que aparece al situarnos en las celdas y pulsar el botón DERECHO del ratón. En nuestro ejemplo vamos a juntar dos celdas y que sean una. Marcamos las dos celdas y pulsando el botón DERECHO del ratón aparece un menú en el que seleccionamos Combinar celdas.

Igualmente marcando una celda y pulsando el botón DERECHO del ratón podemos Eliminar celdas o Dividir las celdas existentes, generando un mayor número de celdas. Estas mismas instrucciones se encuentran en el menú que aparece al pulsar sobre Tabla de la Barra de menú.

Podemos definir las propiedades de las Tablas
Situándonos en la Tabla, pulsamos el botón DERECHO del ratón.
En el menú que aparece pulsamos sobre Propiedades de tabla.

Aparece el Cuadro Propiedades de tabla que nos permite seleccionar el ajuste de la tabla con relación a la página al pulsar sobre una de las opciones de Alineación en la pestaña Tabla. En nuestro ejemplo esta seleccionada una alineación izquierda de la Tabla. Por tanto se ajustará al canto izquierdo de la página.
Seleccionando la pestaña Celda podemos decidir la colocación de los elementos dentro de la celda. Pulsando sobre una de las Alineaciones los elementos o el texto introducido en la celda se ajustará arriba, al centro o abajo de los límites de la misma.

EJERCICIO: Realice en Microsoft Word la siguiente tabla:

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA - CREANDO ETIQUETAS

La herramienta de combinación de correspondencia, además de ayudarnos a crear una carta de combinación, puede ayudarnos a crear etiquetas o viñetas para enviar la correspondencia previamente creada, ó cualquier tipo de paquete por medios postales. En esta lección veremos como podemos generar viñetas o etiquetas, siempre combinadas con una lista de destinatarios.

Para el ejemplo que desarrollaremos en la presente lección no utilizaremos el asistente para combinación de correspondencia como lo hicimos anteriormente, ya que aprovecharemos para conocer y realizar la misma labor que se hace con el asistente con la barra de herramientas COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.

Lo primero que debemos hacer es crear un documento nuevo, para ello bastará con que presionemos el botón NUEVO DOCUMENTO en la barra de herramientas ESTANDAR. . Inmediatamente podremos ver un documento en blanco.

Para desplegar esta barra nos vamos el menú VER, BARRAS DE HERRAMIENTAS y en el respectivo submenú seleccionamos COMBINAR CORRESPONDECIA.

Se nos mostrará la siguiente barra, a la que le hemos añadido los nombres de los botones que la forman.

1. Como podemos recordar el primer paso para realizar una combinación de correspondencia es seleccionar el tipo de documento que deseamos combinar. Esto lo hacemos en el paso No 1 del Asistente. Sin embargo ahora lo haremos con el botón CONFIGURACIÓN DEL DOCUMENTO PRINCIPAL . Al hacer clic sobre el se nos desplegará un cuadro de dialogo en el que podremos seleccionar el tipo de documento que deseamos. En este caso seleccionaremos ETIQUETAS. Y presionamos el botón ACEPTAR.

2. Ahora veremos un cuadro de diálogo de OPCIONES PARA ETIQUETAS. Generalmente cuando vamos a crear o imprimir etiquetas para uso postal utilizamos viñetas comerciales o estándar. Por lo que Word nos presenta en este cuadro los mas comunes de estos productos. En el cuadro ETIQUETAS podemos elegir en el cuadro de lista los mas comunes tipos de etiquetas existentes. Posteriormente en la lista cuadro NÚMERO DE PRODUCTO elegimos la viñeta específica que deseamos imprimir. Entre los distintos tipos de etiqueta están etiquetas para disquetes, para cartuchos de video, para discos compactos y sus cajas, etc. Para nuestro ejemplo utilizaremos una etiqueta para paquete.

3. Cuando presionamos ACEPTAR, Word automáticamente configurará y dividirá nuestro espacio de trabajo según el tamaño de la viñeta que hayamos seleccionado. Si tenemos alguna duda acerca de la viñeta que hemos seleccionado podemos utilizar el botón DETALLES, para obtener un poco mas de información acerca de la etiqueta. Sin embargo en el espacio INFORMACIÒN DE ETIQUETA podemos encontrar las dimensiones de la misma.

En este cuadro podemos también crear nuestras propias etiquetas personalizadas si cambiamos los valores de las distintas dimensiones de la etiqueta.

4. Cuando finalmente seleccionamos el tipo de etiqueta, o creamos la nuestra, y presionamos ACEPTAR, el documento se mostrará dividido con el espacio para escribir lo que deseamos colocar a la etiqueta

5. Ahora debemos asociar nuestras viñetas a una fuente de datos o lista de destinatarios, por lo que presionamos en la barra de herramientas el botón ABRIR ORIGEN DE DATOS . Y se no desplegará el cuadro de dialogo donde podremos navegar a través de nuestros dispositivos de almacenamiento, para buscar el archivo que deseamos combinar. Cuando lo seleccionamos y elegimos, hacemos doble clic sobre él o presionamos ABRIR.

6. En este paso del proceso debemos si lo deseamos filtrar y ordenar nuestra base de datos para seleccionar o incluir en la combinación únicamente los destinatarios que deseamos. Este proceso lo aprendimos en la lección No 36, por lo que pasaremos al siguiente paso. Si ya hubiésemos presionado ACEPTAR, tenemos la opción de volver a la ventana de base de datos para efectuar un nuevo filtrado, o modificar el existente presionando en la base de dato el botón DESTINATARIOS DE COMBINAR CORRESPONDENCIA .

7. Ahora nos corresponde insertar los campos que deseamos sean combinados y aparezcan en nuestra etiqueta, automáticamente al seleccionar la fuente de datos, Word incluyó una línea de código que indica que al momento de efectuar la combinación, la información que ahí se combine será del registro siguiente al anterior.

8. En la barra de Herramientas encontramos botones para insertar líneas de saludo , bloque de dirección , o campos independientes y específicos de la base de datos. Para insertar campos no contenidos en los bloques previamente creados, presionamos el botón INSERTAR CAMPOS COMBINADOS en la barra de herramientas de Combinación De Correspondencia. Para la etiqueta que estamos elaborando colocaremos únicamente el BLOQUE DE DIRECCIÓN. Deberemos colocar manualmente el bloque de dirección ó la información que deseamos colocar en cada una de las etiquetas que tenga la página. Recordemos que también debemos hacer en este punto las modificaciones en el formato de la fuente como negrita, cursiva, subrayada, color y tamaño de la fuente, etc.

9. Ya hemos insertado al documento los campos de combinación y seleccionado el origen de los datos, estamos listos para terminar la combinación sin embargo podemos tener una vista preliminar de nuestra viñetas. Para ello presionamos el botón VER DATOS COMBINADOS .

10. Para finalizar la combinación tenemos la opción de mandar la combinación directamente a la impresora, en un archivo nuevo ó por correo electrónico . Si seleccionamos Combinar en la impresora debemos darle ACEPTAR al cuadro de dialogo que nos pregunta cuales registros deseamos combinar, Luego se nos abrirá el cuadro de diálogo de impresión, y al presionar ACEPTAR iniciará la combinación directamente en el impresor.

11. Si así lo deseamos podemos guardar el archivo de combinación para utilizarlos posteriormente con otro filtrado, con otra lista de destinatarios, etc.

BIENVENIDA

Estimados Alumnos:
He iniciado este blog, con el objetivo de que se familiaricen con esta herramienta informática; y que puedan aprender volcando y extrayendo contenidos de la materia, información, comentarios, etc.
Este sitio servirá tanto para comunicarse entre Uds., como también para que se cree un lugar de aprendizaje novedoso.
Demás está, avisarles que todo información o comentario que vuelquen en este blog debe ser respetuosa y a fin con el espacio curricular que estan cursando.
Para los ratos libres les dejo un juego de Sodoku para que lo resuelvan. Reglas: se deben agregar los números que faltan del 1 al 9, no se debe repetir ninguno en ninguna columna, en ninguna fila ni en ninguna de las 9 celdas marcadas con azul. Suerte

Los saludo cordialmente y espero que puedan aprovechar al máximo esta herramienta.

Prof. Roberto Gómez